Warenwirtschaftssystem (WWS) im Handwerksbetrieb

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) zielt ausschließlich auf Material- und Warenbewegungen ab. Es ist ein computergestütztes Verfahren zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung aller betrieblichen Aktivitäten rund um Bestellung, Einkauf, Lagerung und Weiterverarbeitung von Materialien und Bauteilen.

1. Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Softwarelösung, mit der sämtliche Warenströme und Geschäftsprozesse in den Bereichen Logistik und Disposition transparent abgebildet werden können. Hauptziel ist, die richtige Menge einer Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort in bester Qualität zur Verfügung zu haben und dies bei möglichst geringen Kosten.

Das System bietet Funktionen zur Erfassung, Verwaltung und Steuerung, dazu gehört die Kontrolle der Lagerbestände, das Verwalten von Bestellungen und das Nachverfolgen von Lieferungen. In der einfachsten Form hilft ein Warenwirtschaftssystem dabei, den Überblick darüber zu behalten, welche Materialien auf Lager sind, welche bestellt werden müssen und in welchem Status sich Bestellungen befinden.
 

2. Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung

Für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems in einem Handwerksbetrieb ist vor allem eine entsprechende Software notwendig. Verschiedene Anbieter bieten Softwarelösungen an, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Hierbei gibt es sowohl cloudbasierte als auch lokal installierbare Lösungen.

Darüber hinaus sind für den Einsatz im Büro ein Computer sowie eine Internetverbindung notwendig. Je nach System kann auch spezielle Hardware notwendig sein, wie beispielsweise ein Barcode-Scanner zur Erfassung von Warenbewegungen oder Tablets für die mobile Nutzung der Software im Lager oder auf den Baustellen.

3. Anwendungsbeispiele

Folgende Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem:

• Bestandsmanagement: Das Warenwirtschaftssystem ermöglicht die genaue Überwachung des Lagerbestands von Materialien wie z. B. Dachziegeln, Dämmstoffen und Abdichtungsmaterialien. So kann sichergestellt werden, dass die benötigten Materialien für anstehende Projekte verfügbar sind, ohne Überbestände anzuhäufen.
  
  
• Automatische Bestellung: Basierend auf vordefinierten Kriterien wie Mindestbeständen und geplanten Projekten kann das Warenwirtschaftssystem automatisch Bestellungen für die Materialien bei Lieferanten auslösen. Dies reduziert manuelle Aufgaben und gewährleistet einen reibungslosen Nachschub.
  
  
• Lieferantenmanagement: Das WWS erleichtert die Verwaltung von Lieferanteninformationen. Es ermöglicht dem Betrieb, Lieferzeiten zu überwachen, Einkaufsbedingungen zu optimieren und die Beziehungen zu bevorzugten Lieferanten zu pflegen.
  
  
• Nachverfolgbarkeit: Wenn Chargen oder Seriennummern bei bestimmten Baustoffen relevant sind, ermöglicht das Warenwirtschaftssystem die lückenlose Rückverfolgbarkeit. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Qualitätssicherung geht.
  
  

4. Strategie zur Umsetzung

Zur Einführung eines Warenwirtschaftssystems sind folgende Schritte notwendig:

• Bedarfsanalyse: Definieren Sie die Ziele, die mit der Einführung des Systems erreicht werden sollen, sowie die Anforderungen und Kriterien an die Technologie.
  
  
• Auswahl des Systems: Vergleichen Sie verschiedene Systeme unter Berücksichtigung der ermittelten Bedarfe, der Anforderungen und des Budgets. Die ausgewählten Softwarelösungen sollten von den zukünftigen NutzerInnen im Betrieb anhand der verschiedenen Aufgaben intensiv getestet werden. Anschließend sollten Feedback und Erfahrungen von allen Beteiligten gesammelt und gemeinsam bewertet werden. Bei der Kaufentscheidung sollte die Meinung der Mitarbeitenden mitberücksichtigt werden.
  
  
• Qualifizierung: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Software langfristig in der ganzen Anwendungsbreite nutzen können, sollten umfassende Schulungen zu Funktionen sowie vor allem in die neuen Abläufe und Arbeitsweisen durchgeführt werden. Mit diesen Schritten können die Vorteile und der gewünschte Nutzen der Softwareanschaffung in den Betrieben schneller erkannt werden.
  
  
• Umsetzung: Vor dem Einsatz im Unternehmen müssen die Artikel- und Produktdaten, die Lieferantendaten, die Lagerbestände sowie Lagerorte etc. in das neue System überführt werden. Das System sollte in die bestehende IT-Landschaft integriert werden und beispielsweise mit anderen genutzten Softwarelösungen kompatibel zu sein.