Personaleinsatzplanung (PEP) im Handwerk

Gemeint ist die softwaregestützte Personalplanung. Sie erleichtert die Verteilung Ihrer gegenwärtigen Mitarbeitenden auf die vorhandenen Projekte und dies unter Berücksichtigung der quantitativen, zeitlichen und örtlichen Erfordernisse Ihres Betriebes - mit den Vorteilen der agilen Planung und Übersicht für jeden.

1. Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb

In der dynamischen Welt des Handwerks ist eine strukturierte und dennoch flexible Personaleinsatzplanung notwendig, um sowohl den Anforderungen der Kundschaft als auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Durch den Einsatz softwaregestützter Personalplanung können Sie die Ressource „Mensch“ optimal innerhalb Ihres Betriebs verteilen und nutzen, und das unter Berücksichtigung quantitativer, zeitlicher und örtlicher Erfordernisse.

Diese Digitalisierung Ihrer Personaleinsatzplanung ermöglicht eine klare, agile und effiziente Struktur in der Organisation Ihrer Projekte. Der entscheidende Vorteil liegt in der umfassenden Übersicht und Transparenz, die den Verantwortlichen sowie dem Team zugänglich gemacht werden kann. Sie gewinnen nicht nur einen umfassenden Überblick über die aktuelle Auslastung und Positionierung Ihres Personals, sondern erlangen auch die Möglichkeit, auf Änderungen im Arbeitsalltag schnell und kompetent zu reagieren.

Bei unerwarteten Ereignissen, wie dem Eingang einer Krankmeldung, bietet die softwaregestützte Personalplanung eine robuste Lösung: Mit einem Klick lassen sich alle relevanten Informationen wie aktuelle Aufträge, verfügbare Mitarbeitende, deren Qualifikationen, Berechtigungen und aktuelle Standorte einsehen. Diese Datentransparenz ermöglicht es, kurzfristig Entscheidungen zu treffen und beispielsweise die Umverteilung von Aufgaben oder die Neuzuweisung von Projekten strukturiert und informiert durchzuführen.

Ebenso können Sie durch den sofortigen Überblick über Kapazitäten und Fähigkeiten Ihres Teams unerwartete Aufträge oder Anfragen schneller und sicherer abwickeln und dies unter Berücksichtigung der vorhandenen Qualifikationen und Fähigkeiten.

2. Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung

Für die Personaleinsatzplanung gibt es spezielle Softwarelösungen, die dazu beitragen, den Prozess zu automatisieren und zu optimieren. Solche Werkzeuge ermöglichen nicht nur die Planung der Mitarbeitenden auf Basis ihrer Fähigkeiten und der Projektanforderungen, sondern auch die Berücksichtigung von Urlaubszeiten, Krankheitstagen und anderen Abwesenheiten.

Sie benötigen dafür jedoch eine Schnittstelle zu den Lösungen, in denen diese Daten gepflegt werden, wenn Sie nicht in der Lösung selbst gepflegt werden können.

3. Anwendungsbeispiele

• Planung verschiedener Teams, um gleichzeitig an mehreren Baustellen arbeiten, und die Baustellen entsprechend der Planungen und Übergabetermine pünktlich fertiggestellen zu können.
• Berücksichtigung der Wettervorhersagen in der Planung, um wetterabhängige Aufträge optimal zu verteilen.
• Einrichtung von Teams, die sich auf unterschiedliche Aufgaben spezialisieren (z. B. Vorbereitung, Asphaltierung), um kontinuierlich an verschiedenen Projekten arbeiten zu können.
  
  

4. Strategie zur Umsetzung

Hier sind einige Schritte, die bei der Implementierung helfen können:

• Bedarfsanalyse: Definieren Sie die Ziele, die mit der Einführung des Systems verfolgt werden sollen, sowie den Anforderungskatalog und Kriterien an die Personaleinsatzplanung. Berücksichtigen Sie auch, welche Einflussfaktoren zu beachten sind.
  
  
• Auswahl des Systems: Vergleich verschiedener Systeme unter Berücksichtigung der ermittelten Bedarfe und des Budgets. Die ausgewählten Softwarelösungen sollten von den zukünftigen Nutzern im Betrieb anhand von verschiedenen Anwendungsfällen getestet werden. Anschließend sollten Feedback und Erfahrungen von allen Beteiligten gesammelt und gemeinsam bewertet werden. Bei der Kaufentscheidung sollte die Meinung der Mitarbeitenden mitberücksichtigt werden.
  
  
• Qualifizierung: Alle Personen, die mit dem Werkzeug arbeiten sollen und müssen, benötigen vor der Umsetzung im Betrieb eine Qualifizierung zum Umgang damit.
  
  
• Umsetzung: Nach erfolgreichem Testen erarbeiten Sie mit dem Anbieter eine Planung zur Einführung der Lösung in Ihrem Unternehmen und setzen sie Schritt-für-Schritt um. Überprüfen Sie die Wirksamkeit des eingesetzten Werkzeugs regelmäßig und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.