Finanzbuchhaltung im Handwerk

Ihre Finanzbuchhaltung ist, verkürzt gesagt, das, was Ihr Finanzamt interessiert. Sie bildet die Gewinne oder Verluste ab, die Ihr Betrieb erwirtschaftet. Dabei sollten Sie sich von einer Software unterstützen lassen.

1. Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb

Die Finanzbuchhaltung ist die zentrale Säule in jedem Handwerksbetrieb, um den Überblick über die finanziellen Vorgänge zu behalten. Sie beinhaltet das systematische Erfassen, Ordnen und Auswerten aller Geschäftsvorfälle in einer Firma, die in Geld bewertet werden können. Dazu zählen Einnahmen und Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Investitionen und Finanzierungen.

Ziel der digitalen Finanzbuchhaltung ist es, jederzeit einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu haben und gesetzliche Aufbewahrungs- und Berichtspflichten zu erfüllen.

Die digitale Finanzbuchhaltung in einem Handwerksbetrieb bezieht sich auf die Anwendung von digitalen Tools und Softwarelösungen zur effizienten Verwaltung und Organisation aller finanziellen Transaktionen und Buchhaltungsprozesse. 

2. Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung

Für den Einsatz einer Software zur Finanzbuchhaltung im Handwerksunternehmen ist in der Regel ein Computer sowie eine Internetverbindung notwendig. Das notwendige Zubehör hängt weitgehend von den individuellen Bedürfnissen und der spezifischen Konfiguration des Finanzbuchhaltungssystems ab. Hier können ein Drucker, ein Scanner sowie ein Barcode-Scanner erforderlich werden.

3. Anwendungsbeispiele

Die Kernmodule der digitalen Finanzbuchhaltung in einem Handwerksbetrieb sind:

• Buchführungssoftware: Diese Software automatisiert viele Buchhaltungsaufgaben wie das Erfassen von Einnahmen und Ausgaben, die Verwaltung von Konten und die Erstellung von Finanzberichten.
  
  
• Elektronische Rechnungsstellung: Dieses Modul umfasst die elektronische Erstellung, Versendung und Verwaltung von Rechnungen. Es beschleunigt den Rechnungsprozess, minimiert Fehler und verbessert die Verfolgung von Zahlungen.
  
  
• Automatisierte Buchung von Banktransaktionen: Die Integration von Bankkonten ermöglicht die automatische Buchung von Transaktionen. Dies spart Zeit und reduziert manuelle Fehler bei der Eingabe von Bankdaten.
  
  
• Belegmanagement: Die digitale Finanzbuchhaltung umfasst auch das Scannen und Verwalten von Belegen. Dies ermöglicht eine papierlose Buchführung, erleichtert die Suche nach Dokumenten und verbessert die Datengenauigkeit.
  
  
• Budgetierung und Kostenverfolgung: Digitale Finanzbuchhaltungstools bieten oft Funktionen zur Erstellung von Budgets und zur Verfolgung von tatsächlichen Kosten im Vergleich zum Budget. Dies unterstützt das Finanzmanagement und die strategische Planung.
  
  
• Abgleichung von Kreditoren und Debitoren: Die Software kann automatisch die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung abgleichen, um sicherzustellen, dass die Zahlungs- und Forderungsbilanzen korrekt sind.
  
  
• Finanzberichte und Analysen: Die digitale Finanzbuchhaltung ermöglicht die schnelle Erstellung von Finanzberichten und bietet Tools zur Analyse von Geschäftsergebnissen. Dies unterstützt die Entscheidungsfindung und strategische Planung auf Basis tagesaktueller Daten.
  
  
• Automatisierte Zahlungsabwicklung: Die Integration mit Zahlungsportalen ermöglicht eine automatisierte Zahlungsabwicklung. Dies verbessert die Liquiditätssteuerung und beschleunigt den Zahlungsprozess.
  
  
• Compliance und Revisionssicherheit: Die digitale Finanzbuchhaltung trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Die Möglichkeit, digitale Aufzeichnungen zu überprüfen und zu archivieren, erleichtert den Prüfungsprozess.
  
  
• Sie können das Mahnwesen automatisieren und Zahlungserinnerungen und Mahnungen vollautomatisch versenden.
  
  

4. Strategie zur Umsetzung

Die Einführung einer Software zur Finanzbuchhaltung erfordert eine klare Strategie:

• Bedarfsanalyse: Definieren Sie die Ziele, die mit der Einführung des Systems erreicht werden sollen, sowie die Anforderungen und Kriterien an die digitale Finanzbuchhaltung. Zunächst sollte der aktuelle Stand analysiert werden: Wie wird aktuell die Buchhaltung durchgeführt? Wo gibt es Schwachstellen oder Verbesserungspotentiale?
  
  
• Auswahl des Systems: Vergleichen Sie verschiedene Systeme unter Berücksichtigung der ermittelten Bedarfe, der Anforderungen und des Budgets. Die ausgewählten Softwarelösungen sollten von den zukünftigen NutzerInnen im Betrieb anhand der verschiedenen Aufgaben intensiv getestet werden. Anschließend sollten Feedback und Erfahrungen von allen Beteiligten gesammelt und gemeinsam bewertet werden. Bei der Kaufentscheidung sollte die Meinung der Mitarbeitenden mitberücksichtigt werden.
  
  
• Qualifizierung: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Software langfristig in der ganzen Anwendungsbreite nutzen werden, sollten umfassende Schulungen in den Funktionen sowie vor allem in die neuen Abläufe und Arbeitsweisen durchgeführt werden. Mit diesen Schritten können die Vorteile und der gewünschte Nutzen der Softwareanschaffung in den Betrieben schneller erkannt werden.
  
  
• Umsetzung: Bestehende Daten und Belege müssen im ersten Schritt in das neue System überführt werden. Hierbei ist es wichtig, keine Daten zu verlieren und die Übersicht zu behalten.