Elektronischer Datenaustausch (EDI) im Handwerk

Beim elektronischen Datenaustausch sind die Empfänger der Daten meist Anwendungssysteme und nicht Personen. Software zum elektronischen Datenaustausch dient also der Übertragung von Dokumenten zwischen Anwendungssystemen von verschiedenen Betrieben und Institutionen in einem Standardformat. Die Software verarbeitet die eingehenden Daten automatisch.

1. Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb

Elektronischer Datenaustausch (engl. Electronic Data Interchange, EDI) dient der Übertragung von Informationen und Dokumenten zwischen Anwendungssystemen von verschiedenen Betrieben und Institutionen. 

Dies geschieht in einem standardisierten Format, damit unterschiedliche IT-Systeme miteinander kommunizieren können. Der Hauptvorteil liegt in der Schnelligkeit und Effizienz des Austauschs: Informationen können nahezu in Echtzeit übertragen werden, was Arbeitsabläufe beschleunigt und Fehlerquellen reduziert.

Für Handwerksbetriebe bedeutet dies zum Beispiel, dass Bestellungen, Rechnungen oder auch technische Zeichnungen digital und ohne Medienbruch zwischen Kunden, Lieferanten und dem eigenen Betrieb übermittelt werden können.

2. Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung

Es gibt spezielle EDI-Software oder separate Module innerhalb anderer Softwarepakete, die den elektronischen Datenaustausch ermöglichen. Oftmals sind diese in gängige Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramme integriert. Damit unterschiedliche Systeme miteinander kommunizieren können, müssen Daten in standardisierten Formaten übertragen. Dazu ist eine sichere Internetverbindung erforderlich.

3. Anwendungsbeispiele

Der Zweck von EDI besteht darin, den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Geschäftsunterlagen zu reduzieren und die Effizienz sowie die Genauigkeit der Datenübertragung zu verbessern. EDI kann in folgenden Bereichen eingesetzt werden:

• Elektronische Lieferaufträge: Unternehmen können EDI verwenden, um Lieferaufträge und Materiallisten elektronisch und automatisiert an ihre Logistikdienstleister zu senden.
• Rechnungswesen: Dokumente wie Rechnungen und Zahlungsanweisungen können zwischen Unternehmen elektronisch ausgetauscht werden. Dies beschleunigt die Zahlung und verringert das Risiko manueller Fehler.
• Dokumentenverwaltung: EDI erleichtert den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Verträgen, Vereinbarungen, Bauplänen und Genehmigungen. Das erleichtert die Verwaltung und Zusammenarbeit zwischen Unternehmen.
  
  

4. Strategie zur Umsetzung

Die Implementierung eines elektronischen Datenaustauschs ist nicht nur abhängig vom jeweiligen Handwerksbetrieb, sondern auch von den jeweiligen Partnern, mit denen Daten ausgetauscht werden sollen.

Deshalb kann hier auch keine spezielle Strategie zur Implementierung beschrieben werden. Generell sollte die Implementierung von EDI-Softwaresystemen in diesen Schritten erfolgen:

• Analyse der Geschäftsprozesse
• Auswahl geeigneter Standards
• Festlegung von Zielen
• Identifikation von Partnern
• Auswahl einer passenden Software
• Entwicklung von notwendigen Schnittstellen
• Mitarbeitertraining sowie Pilotphase
• Rollout