Das Kernelement der optimierten Prozesse besteht überwiegend in der Einführung von neuen Softwareprodukten. Das Ziel es ist hierdurch, drei der vier identifizierten Schwachstellen (Medienbrüche, Doppelerfassung, Mitarbeiterwechsel) zu beseitigen. Die Anforderungen an die neuen Softwareprodukte sind dabei, dass allen Mitarbeitenden bei jeder Aktivität die notwendigen Daten zur Verfügung stehen.
Medienbrüche können zum einen durch eine Vereinheitlichung der gesamten Softwarelandschaft umgangen werden. Jedoch bedarf dieser Prozess einer längeren Vorlaufzeit der Planung und ist somit zusammen mit den Investitionskosten eher der kostenintensivste. Alternativ ist es möglich entsprechend der einzelnen vorhandenen Softwareprodukte zu entscheiden, welche dieser Produkte anhand der vorhandenen Schnittstellen auszutauschen sind. In beiden Fällen bedarf es einer Investitionsplanung, um einen genauen Überblick zu erhalten, welche Kosten bei der Umsetzung einer der beiden Varianten auf das Unternehmen zukommen.
Für den optimierten Prozess gilt es neben der Aktivitätenaufstellung für jeden Prozess auch den zeitspezifischen Informationsbedarf der verantwortlichen Mitarbeitenden zu antizipieren. Diese Planung ist wichtig, um die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit nicht zu überfordern. Das Ziel sollte die auftragsspezifische Bereitstellung der Daten sein, die für die jeweilige Aktivität innerhalb der Prozesskette benötigt werden.
Bei der Beseitigung von Medienbrüchen ist es ratsam ein papierloses Büro anzustreben und die Erfassung von Informationen mit Hilfe von mobilen Endgeräten zu dezentralisieren. Oft werden Daten bei Kundengesprächen oder auf Baustellen in einzelnen Dokumenten digital oder auf Papier erfasst und müssen anschließend in Softwarelösungen (ERP) übertragen werden. Die Möglichkeit Daten dezentral in das ERP-System zu übertragen, spart vor allem Zeit im Betrieb und reduziert zudem die Gefahr von Fehlern beim Datentransfer. Wichtig ist dabei darauf zu achten, dass Softwarelösungen nicht konstant eine Verbindung zum Internet benötigen. Somit ist eine medienbruchfreie Erfassung von Daten auch dann möglich, wenn eine schlechte bis gar keine Internetanbindung vorhanden ist.
Doppelerfassung kann ebenfalls wie Medienbrüche durch einen Austausch der Software umgangen werden. Auch hier ist es wichtig durch einen Investitionsplan eine Abwägung zwischen Kosten und Nutzen des Austausches vorzunehmen.
Doppelerfassungen entstehen z.B. durch mangelnde Schnittstellen zwischen zum Einsatz kommenden Branchensoftwarelösungen. Auch wenn der Austausch eines der beiden Softwareprodukte dieses Problem beheben könnte, so ist der Investitionsaufwand hier doch wesentlich höher als bei kleineren Softwareprodukten für spezielle Probleme. Bevor sich der Fokus bei der Anschaffung neuer Produkte auf das Vorhandensein diverser Schnittstellen richtet, sollte geprüft werden, ob ein Softwareprodukt in der Lage ist auf externe SQL-Datenbanken zuzugreifen. Somit wird eine gewisse Unabhängigkeit von den Schnittstellen, die Hersteller einzelner Softwareprodukte zu anderen Softwareprodukten aufbauen, geschaffen.
Mitarbeiterwechsel benötigen neben einer Anpassung der Softwarelandschaft auch eine organisatorische Umstellung. Zunächst ist es wichtig, mit Hilfe der modellierten Prozesse festzustellen, welche Mitarbeiter innerhalb eines Prozesses welche Aufgaben übernehmen können. Sollten einige Aktivitäten nur von bestimmten Mitarbeiter ausgeführt werden können, so gelten diese Aktivitäten als Flaschenhälse. Nicht in jedem Fall ist es notwendig, einen Flaschenhals zu beseitigen. Jedoch ist bei einer hohen Wiederholungsrate eines Prozesses bzw. einer kritischen Bedeutung eines Prozesses für den Betrieb zu überlegen, wie ein solcher Flaschenhals beseitigt werden kann. Es ist daher wichtig eine Vielzahl von Mitarbeiter zur Ausführung der am häufigsten anfallenden Prozesse zu befähigen.
Anschließend ist zu prüfen, ob alle Mitarbeiter in der Lage sind, die jeweiligen Aktivitäten mit vorhandener Software auszuführen, um einen reibungslosen Prozessablauf zu gewährleisten. Besonders bei der Rechtevergabe innerhalb eines neuen Softwareproduktes ist es wichtig, auch die jeweiligen Prozesse zu betrachten und die ausführbaren Aktivitäten eines Mitarbeitenden auch nur dann zu beschneiden, wenn es zwingend notwendig ist.
Zuletzt sollte eine Software es den Mitarbeitern ermöglichen, einen Prozess Schritt für Schritt abarbeiten zu können. Zum einen heißt dies für die Verwaltung und die manuelle Arbeit, dass ein Mitarbeiter eindeutig erkennt, welche Aufträge ihm gerade zugeteilt sind, welchen Aufträge welche Fälligkeit und welchen Grad der Zielerreichung sie haben. Ebenso ist es auch hilfreich, wenn Beschäftigte einsehen können, welche Aufgaben ihnen demnächst zugeteilt werden, um bei der Organisation der eigenen Arbeit bei Bedarf Vorkehrungen zu treffen. Zudem müssen den Mitarbeitern alle notwendigen Informationen an jedem Schritt zugeteilt werden. Hierdurch können Prozesse ohne Rückfragen oder Übergabe eines Auftrags an einen andern Mitarbeiter mangels Informationen durchlaufen werden.
Aus den bereits beschriebenen möglichen neuen Potentialen für den Betrieb, wurde die Variante "Individualität mit Nachhaltigkeit" ausgewählt. Das neue Geschäftsmodell zeigt sich somit "nur" als eine Erweiterung des bestehenden Modells um das Angebot von Nachrüstlösungen für vorhandene Rollläden bzw. Markisen.
Die Idee ist, neue Kundschaft sowohl im Privatkundenbereich als auch gewerbliche Kunden abzuholen, um mit dem Angebot inklusive einer Automatisierung des Systems (Smart Home), Bestandstechnik fit für die Zukunft zu machen. Dies bedeutet für den Kunden eine individuelle Lösung mit geringem finanziellem Risiko sowie geringem Investitionsaufwand.
Der Vorteil für den Betrieb liegt in der moderaten Veränderung des Geschäftsmodells im Vergleich zum aktuellen Zustand. Folgende Anpassungen bzw. neue Elemente im Geschäftsmodell müssen dafür umgesetzt werden:
Dabei spielen neue Fähigkeiten wie die Entwicklung elektronischer Komponenten und Informatik-Knowhow eine wesentliche Rolle. Letzteres kann auch über die verstärkte Zusammenarbeit mit anderen Handwerkern bzw. Dienstleistern erreicht werden. Gegenüber den Kunden soll auch physisch in einem Showroom gezeigt werden, dass es eine smarte Nachrüstlösung aus einer Hand ist, die Komfort und Sicherheit ermöglicht, sowie in bestimmtem Umfang auch durch Automatisierung die Energieeffizienz vorhandener Lösungen und Produkte steigert.
Durch die Einführung einer neuen Softwarelösung sowie den Anforderungen aus dem Informationssicherheitskonzept ist es notwendig, auch die zur Zeit eingesetzte Standardsoftware zu betrachten und ggf. Auszutauschen bzw. zu aktualisieren.
Das vorhandene Betriebssystem (Windows 7) wird aus IT-Sicherheitsgründen umgehend in Zusammenarbeit mit dem EDV-Dienstleister auf ein neueres Betriebssystem umgestellt.
Die Wahl fällt hierbei auf die derzeit aktuelle Version von Windows 10. Das vorhandene Office-Paket wird beibehalten, allerdings sollten auch hier mittelfristige Überlegungen zum Umstieg auf ein aktuelles Office-Paket nicht aus den Augen verloren werden. Ebenso werden die vorhandenen Arbeitsplätze mit neuen PCs, jeweils zwei Bildschirmen und einem Dokumentenscanner ausgestattet, um die vorhandenen Papierdokumente jeweils schon am eigenen Arbeitsplatz in digitale Dokumente sowie die angestrebte Softwarelösung überführen zu können.
Die vorhandenen Spezialsoftwarelösungen werden teilweise beibehalten, da hier die unterschiedlichen Produktwelten nicht in einer Softwarelösung zusammengeführt werden können. Allerdings soll für die gemeinsamen Betriebsprozesse vom Angebot bis zur Abrechnung nach einer neuen Lösung mit gemeinsamer Datenbasis gesucht werden, mit der auch das zu erweiternde Geschäftsmodel mit abgebildet werden kann.
Zur Auswahl stehen hier diverse Cloudbezogene als auch On Premise Lösungen mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen. Nach der finalen Auswahl des entsprechenden Systems wird die vorhandene Serverlandschaft ebenfalls überarbeitet und an die neuen Anforderungen angepasst.
Die Mitarbeiter im Außendienst, erhalten Mobiltelefone mit entsprechender App zur projektbezogenen Zeiterfassung und im Betrieb selbst wird an zwei Stellen ein Zeiterfassungsterminal installiert. Terminals und App sind im Warenwirtschaftssystem integriert und somit wird auch hier ein entsprechender Workflow ermöglicht.
Die angestrebte Cloudlösung und der zukünftige Einsatz mobiler Endgeräte sind im Informationssicherheitskonzept entsprechend zu berücksichtigen.
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