Digitale Personalakte im Handwerk

Eine digitale Personalakte ist mit einer Personalakte in Papierform vergleichbar, mit dem Unterschied, dass die Daten nun digital und datenschutzrechtlich sicher verwaltet werden. Daten können aus unterschiedlichen Quellen importiert werden.

1. Vorteile für Ihren Handwerksbetrieb

Die digitale Personalakte ist eine elektronische Form der traditionellen, papierbasierten Personalakte. Sie enthält alle relevanten Informationen und Dokumente, die Arbeitgeber über ihre Mitarbeitenden führen, wie z. B. persönliche Daten, Verträge, Zeugnisse, Qualifizierungen und Lohnabrechnungen.

Durch die digitale Bereitstellung dieser Informationen können sowohl administrative Prozesse als auch der Zugriff auf und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten erheblich vereinfacht und beschleunigt werden. Dabei steht die Sicherheit der sensiblen Daten im Mittelpunkt und es müssen strenge Datenschutzrichtlinien beachtet werden.

2. Werkzeuge und Zubehör für die Umsetzung

Um eine digitale Personalakte einzurichten, sind in der Regel ein Computer und eine Internetverbindung notwendig. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Softwarelösungen für digitale Personalakten anbieten.

Die Auswahl sollte dabei auf eine Software fallen, die einfach zu bedienen ist und gleichzeitig alle notwendigen Funktionen für das Unternehmen bereitstellt. Darüber hinaus sollte die Software über einen sicheren Speicherplatz verfügen, da es sich bei den Daten in der Personalakte um sensible Informationen handelt.

Zusätzlich können Scanner-Systeme dabei helfen, papierbasierte Dokumente in die digitale Personalakte zu überführen.

3. Anwendungsbeispiele

Folgende Funktionen könnte eine digitale Personalakte bereitstellen:

• Verwaltung der Stammdaten von Mitarbeitenden
• Verwaltung aller für eine Person wichtigen Dokumente mit Optionen zur automatischen Wiedervorlage (z. B. Ersthelfer-Auffrischungen, Führerscheinprüfungen etc.)
• Verwaltung der Gesundheitschecks und Sicherheitsschulungen, die regelmäßig durchgeführt werden müssen
• Verwaltung von Qualifikationsnachweisen und Weiterbildungen, z. B. für die Bedienung von bestimmten Maschinen oder den sicheren Umgang mit speziellen Baustoffen
• Digitale Erfassung von Urlaubsanträgen und Krankheitstagen
• Urlaubsanträge einfach und schnell genehmigen und Reisekosten auszahlen
• Statistiken zur Personalentwicklung erstellen
  
  

4. Strategie zur Umsetzung

Bei der Einführung einer digitalen Personalakte können Sie folgendermaßen vorgehen:

• Bedarfsanalyse: Definieren Sie die Ziele, die mit der Einführung der digitalen Personalakte erreicht werden sollen, sowie die Anforderungen und Kriterien an die Technologie. Ermitteln Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind und welche Daten verwaltet werden sollen.
  
  
• Auswahl des Systems: Vergleichen Sie verschiedene Systeme unter Berücksichtigung der ermittelten Bedarfe, der Anforderungen und des Budgets. Wählen Sie eine Lösung, die den identifizierten Bedarf am besten abdeckt.
  
  
• Qualifizierung: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Software langfristig in der ganzen Anwendungsbreite nutzen können, sollten Schulungen zu Funktionen und Arbeitsweisen durchgeführt werden.
  
  
• Umsetzung: Vor dem Einsatz im Unternehmen müssen die Profile der Mitarbeitenden angelegt und die bestehenden Daten in das neue System übertragen werden. Die digitale Personalakte sollte nahtlos in bestehende Geschäfts- und HR-Prozesse integriert werden, um Medienbrüche und Doppelarbeiten zu vermeiden.