Beim elektronischen Datenaustausch sind die Empfänger der Daten meist Anwendungssysteme und nicht Personen. Software zum elektronischen Datenaustausch dient also der Übertragung von Dokumenten zwischen Anwendungssystemen von verschiedenen Betrieben und Institutionen in einem Standardformat. Die Software verarbeitet die eingehenden Daten automatisch.
Elektronischer Datenaustausch (engl. Electronic Data Interchange, EDI) dient der Übertragung von Informationen und Dokumenten zwischen Anwendungssystemen von verschiedenen Betrieben und Institutionen.
Dies geschieht in einem standardisierten Format, damit unterschiedliche IT-Systeme miteinander kommunizieren können. Der Hauptvorteil liegt in der Schnelligkeit und Effizienz des Austauschs: Informationen können nahezu in Echtzeit übertragen werden, was Arbeitsabläufe beschleunigt und Fehlerquellen reduziert.
Für Handwerksbetriebe bedeutet dies zum Beispiel, dass Bestellungen, Rechnungen oder auch technische Zeichnungen digital und ohne Medienbruch zwischen Kunden, Lieferanten und dem eigenen Betrieb übermittelt werden können.
Es gibt spezielle EDI-Software oder separate Module innerhalb anderer Softwarepakete, die den elektronischen Datenaustausch ermöglichen. Oftmals sind diese in gängige Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramme integriert. Damit unterschiedliche Systeme miteinander kommunizieren können, müssen Daten in standardisierten Formaten übertragen. Dazu ist eine sichere Internetverbindung erforderlich.
Der Zweck von EDI besteht darin, den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Geschäftsunterlagen zu reduzieren und die Effizienz sowie die Genauigkeit der Datenübertragung zu verbessern. EDI kann in folgenden Bereichen eingesetzt werden:
Die Implementierung eines elektronischen Datenaustauschs ist nicht nur abhängig vom jeweiligen Handwerksbetrieb, sondern auch von den jeweiligen Partnern, mit denen Daten ausgetauscht werden sollen.
Deshalb kann hier auch keine spezielle Strategie zur Implementierung beschrieben werden. Generell sollte die Implementierung von EDI-Softwaresystemen in diesen Schritten erfolgen: