Die Husmann Heizung-Sanitär GmbH aus Ihlow bat die Handwerkskammer für Ostfriesland um Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung der Zeiterfassung. Ziel war der papierlose Ablauf des Prozesses. Aufgrund der Mitarbeiteranzahl und vieler parallel laufender Projekte wurde bislang viel Papier in diesem Betrieb verbraucht, was stets auch mit hohem Arbeitsaufwand verbunden war. Um Arbeitszeit einzusparen, den Arbeitsaufwand zu verringern, mehr Transparenz zu schaffen und weniger Papier zu verbrauchen, sollte der Zeiterfassungsprozess verschlankt werden.
Die Beraterin der Handwerkskammer für Ostfriesland war mit der Durchführung von Digitalisierungsprojekten vertraut, wollte die Komplexität der Arbeitsabläufe bei der Firma Husmann aber auch visualisieren. Um die spezifischen Besonderheiten im Handwerk voll berücksichtigen zu können, holte sie sich Unterstützung vom Kompetenzzentrum Digitales Handwerk – Schaufenster Prozessdigitalisierung. Dadurch konnte sie eigenes Fachwissen bei der Modellierung von Verwaltungsprozessen erweitern und direkt praktische Erfahrungen in einem Umsetzungsprojekt sammeln.
Das Projekt begann mit einer Analyse des Betriebes und der Aufnahme seiner Prozesse durch Einzelinterviews. Zunächst wurden die Gespräche durch einen Mitarbeiter des KDH geführt, später im Team mit der Beraterin der Handwerkskammer. Anschließend wurden die Prozesse modelliert und auf dieser Basis festgelegt, wie sie sich durch Software abbilden lassen. Durch eine Inventur der Softwarelandschaft im Betrieb konnten vorhandene Möglichkeiten zur weiteren Prozessdigitalisierung genutzt werden. Zusätzlicher Bedarf an Software und mobilen Endgeräten für die Mitarbeiter wurde über den Digitalbonus Niedersachsen mitfinanziert. Eine externe Softwareberaterin half bei der Implementierung der Zeiterfassungssoftware auf den mobilen Geräten, bei der Anbindung an die genutzte Software und bei der Schulung der Mitarbeiter.
Die akribische Erfassung und anschließende Visualisierung der vorhandenen Arbeitsabläufe haben das Change-Management enorm positiv beeinflusst. Auch den zuvor kritischen Mitarbeitern konnte veranschaulicht werden, wie komplex und ineffizient die Prozesse bislang waren. Die Beraterin hat in diesem Projekt neues Wissen zur Erfassung und Modellierung kritischer Prozesse im Handwerk gewonnen, das sich gewerkübergreifend nutzen lässt.
»Wir bieten unseren Kunden ein breites Leistungsspektrum rund um Heizung, Sanitär und Solar. Da sollte auch unsere Zeiterfassung technisch auf dem Level der Kundenlösungen sein.«
Michael Husmann
Geschäftsführer von Husmann Heizung-Sanitär GmbH
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Erfolgsgeschichte: Büro 4.0 – Papierlos Zeit einsparen und den Arbeitsaufwand verringern
