Mithilfe der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) lassen sich Schritte im Abrechnungsprozess automatisieren, Medienbrüche vermeiden und Transparenz herstellen. Sowohl für das ausstellende als auch das empfangende Unternehmen bietet die E-Rechnung viele Vorteile.
Auf diese Weise lassen sich grade in Handwerksunternehmen Effizienzvorteile erzielen und Kosten reduzieren. Um diese Vorteile dann auch tatsächlich nutzen zu können, gilt es jedoch, die eigenen Prozesse zu kennen und einige Rahmenbedingungen zu beachten. Diese werden nachfolgend erläutert. Aufgrund der Vielzahl der aktuell verfügbaren elektronischen Rechnungsformate erfordert deren Einsatz stets eine individuelle Abstimmung zwischen Rechnungssteller- und empfänger. Aus diesem Grund ist der Einsatz der E-Rechnung vor allem für solche Handwerksunternehmen von Vorteil, die langfristige Geschäftsbeziehungen zu gewerblichen Partnern oder öffentlichen Einrichtungen unterhalten.
Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist eine elektronische Rechnung ein Rechnungsdokument, welches in einem elektronischen Format vom Rechnungssteller zum -empfänger übertragen wird (§14. Abs. 1 Satz 8 UStG). Dies können z.B. Computerfax, E-Mails oder Plattformlösungen sein. Die elektronischen Rechnungen sind den papierhaften Rechnungen grundsätzlich gleichgestellt und müssen die formalen Anforderungen erfüllen. Hierzu zählen u.a. die Angaben zu Rechnungssteller und Leistungsempfänger, Nennung von Art und Umfang der Leistung sowie Ausstellungs- und Leistungsdatum.
Darüber hinaus muss der Leistungsempfänger der Rechnungsübermittlung in elektronischer Form vorab zustimmen. Der Rechnungssteller muss ebenfalls die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen und dafür Sorge tragen, dass ihre Echtheit und inhaltliche Unversehrtheit nachprüfbar ist. Die Vorgaben zur Archivierung von E-Rechnungen finden sich in den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese schreiben vor, dass E-Rechnungen in elektronischer Form aufbewahrt und während der Aufbewahrungsdauer unveränderbar erhalten bleiben müssen. Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer gelten für elektronische Rech-nungen die gleichen Fristen wie für papierhafte Rechnungen, i.d.R. müssen diese somit zehn Jahre aufbewahrt werden und sind derart zu archivieren, dass sie jederzeit widerauffindbar sind. Selbstverständlich dürfen die Rechnungen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, auch ein unbeabsichtigtes Löschen (z.B. durch Viren oder Verschlüsselungstrojaner ist durch geeignete Maßnahmen wie regelmäßige Backups und die Verwendung von Virenschutzsoftware zu verhindern). Wird ein Unternehmen diesen Anforderungen nicht gerecht, ist seine Buchführung formal nicht mehr ordnungsgemäß.
Neben diesen rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung und deren Einsatz bestehen einige technisch-organisatorische Anforderungen, die Voraussetzung für die Nutzung der Potentiale der E-Rechnung sind. Um die Prozessabläufe der Rechnungs-verarbeitung straffen und weitestgehend automatisieren zu können, ist es notwendig, die Rechnungsdaten in einem standardisierten Format vom Rechnungssteller zum -empfänger zu übermitteln. Hierbei einigen sich diese vorab auf einen Standard, der festlegt, welche Rechnungsinformationen an welcher Position des Datensatzes zu finden sind. Dieser Datensatz kann anschließend automatisiert aus der Buchhaltung des Rechnungsstellers erzeugt und vom Rechnungsempfänger ebenso automatisiert wieder eingelesen werden. Voraussetzung hierfür sind entsprechende Buchhaltungssysteme, welche die Erzeugung bzw. das Einlesen von E-Rechnungs-Formaten unterstützen.
Durch die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen werden die Vergabestellen der öffentlichen Hand – also öffentliche Einrichtungen, welche Bau-, Dienstleistungs- oder Lieferaufträge oberhalb der europäischen Schwellenwerte (europaweite Ausschreibung) an privatwirtschaftliche Unternehmen vergeben – ab November 2018 (Bund) bzw. November 2019 (subzentrale öffentliche Auftraggeber) dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen.
Der IT-Planungsrat des Bundes und der Länder hat zur Umsetzung dieser Anforderungen in Deutschland das Steuerungsprojekt "eRechnung" ins Leben gerufen. Im Rahmen dieses Projektes soll die europäische Norm in einen nationalen Standard überführt werden. Mittlerweile wurde das Format E-Rechnung als zukünftiger Standard für den Empfang von elektronischen Rechnungen auf Seiten der öffentlichen Auftragge-ber festgelegt, die Federführer des Projektes sprechen sich weiterhin für eine möglichst breite Übernahme dieses Standards aus, dies beinhaltet insbesondere eine Nutzung auch bei Ausschreibungen unterhalb des europäischen Schwellenwertes oder freihändigen Vergaben (Bericht zur 23. Sitzung des IT-Planungsrates i.d.F. vom 4.5.2017).Das Format xRechnung stellt hierbei einen Mindeststandard dar, welcher von allen öffentlichen Auftraggebern unterstützt werden muss.
Es steht den Vergabestellen jedoch frei, weitere Rechnungsformate anzunehmen, z.B. wenn dies aufgrund der Spezifika der Ausgeschriebenen Leistungen sinnvoll erscheint. Weiterhin wird vorhandenen (oder auch zukünftigen) alter-nativen Standards die Möglichkeit geboten, sich an die Syntax der E-Rechnung anzupassen und somit kompatibel zu diesem System zu sein. Darauf aufbauend können aber weitere Funktionalitäten oder ergänzende Daten durch diese Standards angeboten werden.Die Verpflichtung der Vergabestellen zur Annahme von elektronischen Rechnungen stellt jedoch ausdrücklich keine Verpflichtung für die Unternehmen dar, ihre Rechnungen an die öffentliche Hand auch in elektronischer Form zu stellen! Es steht den ausführenden Handwerksbetrieben weiterhin grundsätzlich frei, ihre Rechnungen in Papierform oder in einem elektronischen Format auszustellen.
Der Einsatz von e-Rechnungen in Form eines standardisierten Datensatzes bringt sowohl für die ausstellenden aus auch für die empfangenden Unternehmen einige Vorteile mit sich. Zunächst können ganz unmittelbar Kosten eingespart werden, z.B. durch den Entfall von Portokosten für den Postversand sowie die Arbeitszeit für die physische Handhabung der Papierrechnung. Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Transparenz, den die automatisierte Verarbeitung auf Sender- und Empfängerseite ermöglicht. Alle Bearbeitungsschritte können so vollständig protokolliert werden und sind stets nachvollziehbar. Die verantwortlichen Personen im Unternehmen erhalten so einen verbesserten Überblick über die Liquidität des Unternehmens und anstehende Zahlungsströme, da sämtliche ein- und ausgehenden Rechnungen sofort im Buchhaltungssystem erfasst sind und mit den entsprechenden Angebotsunterlagen abgeglichen werden.
Auf der Empfängerseite erleichtert dieser Abgleich die Rechnungsprüfung und ermöglicht eine schnellere Rechnungsbearbeitung. Somit können z.B. Skonti gezielt in Anspruch genommen und Zahlungen termingerecht abgewickelt werden.
Für den wirtschaftlichen Einsatz von E-Rechnungen ist die Nutzung eines Rechnungsformates notwendig, welches auf einem strukturierten Datensatz basiert. Aufgrund der unterschiedlichen verfügbaren Formate, die untereinander nicht kompatibel sind, setzt die Verwendung von E-Rechnungen die Abstimmung eines Rechnungsformats zwischen Rechnungssteller und –empfänger voraus. Dies ist mit administrativem Aufwand verbunden, der sich im Falle einer einmaligen Rechnungsstellung i.d.R. nicht rechnet.
Aus diesem Grund empfiehlt sich der Einsatz von e-Rechnungen insbesondere für solche Unternehmen, die einen hohen Anteil an Stammkunden haben. Wie eine Studie der Handwerkskammer Bremen im Jahr 2017 gezeigt hat, zählen hierzu insbesondere die Unternehmen des Bau- und Ausbaugewerbes sowie Handwerke für den gewerblichen Bedarf sowie mit Einschränkungen für das KFZ-Gewerbe.Im Gegensatz zu gewerblichen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen verfügen Privatkunden i.d.R. nicht über eine geordnete Buchführung und ein IT-gestütztes Buchhaltungssystem.
Aus diesem Grund können e-Rechnungen in Form von strukturierten Datensätzen im Privatkundenbereich kaum verwendet werden. Unternehmen, die einen hohen Anteil an Privat-kunden haben (z.B. aus dem Lebensmittelgewerbe oder den personenbezogenen Dienstleistungen), sollten den Einsatz von e-Rechnungen daher überdenken.
Die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Rechnungsformaten hängt also von verschiedenen Faktoren ab, die bei einer Entscheidung für oder gegen deren Verwendung individuell berücksichtigt werden sollten. Selbstverständlich können E-Rechnungen und papierhafte Rechnungen auch parallel im Unternehmen verwendet werden, so dass bspw. E-Rechnungen für die Abrechnung mit gewerblichen Kunden und Papierrechnungen für Privatkunden verwendet werden.
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