Zu viele System- und Medienbrüche verhindern oft die schnelle Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder einzelnen Prozessschritten. Um diese Problematik zu umgehen, können Prozessplattformen zum Einsatz kommen.
Das Team der Zimmermann Bedachungen GmbH verbindet traditionelles Handwerk mit modernster Technik und setzt in der Region neue Maßstäbe für Service und Ausführung. Das Unternehmen weiß um die Wichtigkeit einer Strategie für einen digital aufgestellten Betrieb und hat gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum Digitales Handwerk die Prozesse im Betrieb optimiert.
Im Dachdeckerhandwerk folgen die Abläufe der Projektplanung und Durchführung sowie der Kundenkommunikation häufig vergleichbaren Schemata. Jedoch sind diese Prozesse nur selten in Prozessmodellen dokumentiert und es gibt kein System, welches eine Abarbeitung der einzelnen Prozessschritte in gleichbleibender Qualität gewährleistet und insbesondere überwacht. Einzelne, stetig wiederkehrende Prozessschritte der Planung und Durchführung erfolgen deshalb trotzdem stellenweise "auf Zuruf" und ohne klare Rollenzuteilung. Dies wiederum erschwert die Projektüberwachung und -steuerung sowie einen transparenten Projektverlauf mit festen Terminen im Sinne des Kunden.
Im Rahmen einer grundlegenden Prozessoptimierung sollen automatisierte Prozesse dazu beitragen, die Datenverfügbarkeit und Kommunikation digital zu optimieren sowie die Bearbeitungszeiten und Arbeitsschritte mittels digitaler Technologien zu reduzieren. Der Fokus liegt in diesem Zusammenhang insbesondere darauf, aus Entwicklersicht beständige Prozessabläufe mit klarer Rollenzuteilung zu erarbeiten, welche dennoch die Arbeitsrealität eines mittelständischen Unternehmens abbilden können.
Gemeinsam mit den Unternehmen werden zunächst drei Prozessworkshops durchgeführt, um gemeinsam die relevanten Prozesse aus Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabnahme iterativ zu beschreiben und fachlich zu optimieren. Gearbeitet wird hierbei mit dem ISO-Standard der Prozessmodellierung, BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Dieser Standard eignet sich zum einen für die Überführung in ein ausführbares Prozessmodell und zum anderen für die Definition von Anforderungen an IT- und Software-Systeme. Ziel ist es, sämtliche Prozesse und die Systemlandschaft der Unternehmen in eine sogenannte Prozess-Engine zu integrieren, um so einen qualitativ stets hochwertigen und gleichbleibenden Prozess gewährleisten zu können. Die Prozess-Engine weist den Mitarbeitern über eine Oberfläche ihre Aufgaben zu und koordiniert deren Ausführung mit Hilfe eines Ampelsystems. Zudem spricht die Prozess-Engine die sonstigen sich im Unternehmen befindlichen IT-Systeme und Softwares, z. B. das ERP-System, an und löst die gewünschten Services und Datenübertragungen aus. Der Betriebsinhaber oder Projektleiter kann die Zuteilung der einzelnen Rollen, die Aufgabenfristen u.ä. jederzeit anpassen. Die Projekte und Prozesse bleiben so agil und flexibel.
Durch die entstehende Transparenz und den komprimierten Blick auf den Projektstand, können die Unternehmen ihre Projekte besser steuern sowie den Kunden besser in den Prozess einbeziehen. Dies geschieht beispielsweise indem im Prozess festlegt wird, dass nach Abschluss einzelner Projektschritte automatisiert eine Nachricht an den Kunden versendet wird oder über das mobile Endgerät des Mitarbeiters eine Arbeitsanweisung automatisch angezeigt wird, die ihn zum Anfertigen einer kurzen Fotodokumentation sowie zur Übermittlung an den Kunden auffordert.
April 2017 – Oktober 2018
Erfolgsgeschichten aus dem Handwerk #3 – Prozessdigitalisierung
